J’ai récemment effectué une présentation au boulot concernant la productivité personnelle. Le but était de parler des grands principes partagés par différentes méthodologies (Personal Kanban, GTD, ...). Je comptais partager les slides ici mais, en eux-même, ils n’ont guère d'intérêt. A la place je me suis dit que parler de ma propre organisation serait probablement plus intéressant.

Personal Kanban

Vous avez surement déjà aperçu ses tableaux de post-it a colonne multiple, contenant en général au minimum “Todo, En-Cours, Done”. Personal Kanban est une méthode qui se base dessus et dont les grands principes sont :

• Toutes nos actions sont des tâches à mettre dans ce tableau.
• Une tâche va toujours de l’avant, elle ne doit pas reculer.
• Les colonnes correspondent au “en-cours” sont limité au nombre de tâche qu’elles peuvent contenir. Quand l’on arrive au plafond, il faut s’arranger pour terminer des tâches.
• On choisit la tâche que l’on effectue en fonction du contexte (temps dispo, niveau de concentration, lieu, …) et non pas seulement en fonction de la priorité.

Bref, on retrouve le principe de base des méthodes d’organisations, le recensement des tâches, et on y adjoint un mécanisme nous forçant à terminé les tâches commencés plutôt que d’en prendre une nouvelle.

Au quotidien j’utilise :

• Des post-it papier, si possible, pour le boulot
• Un outil informatique (Trello), pour le perso (histoire d’y avoir accès de partout)

Quel que soit l’outil, le point important est de créer une tâche “rapidement” avec un libellé, et potentiellement une “catégorie” (un projet par exemple).

C’est léger et souple d’utilisation, bref, c’est une méthode qui me correspond bien. J’ai tellement fait rentrer le mono-tasking dans mes habitudes qu’en général mon en-cours n’excède pas une tâche.

Pomodoro

En complément du Kanban, je pratique de temps à autres la méthode Pomodoro. C’est en quelque sort mon “mode de productivité” quand j’ai besoin d’être concentré, d’aller vite, et d’abattre beaucoup de travail. Cette méthode est à mon sens très efficace et présente quelques avantages :

• On se rend compte du temps qui passe.
• On se force à des créneaux ininterrompu de concentration.
• Mais en se prévoyant les breaks nécessaire à ne pas saturer.

Revers de la médaille : elle demande une discipline que j’ai du mal à appliquer en permanence. C’est pour cela que je la pratique “à la demande” uniquement.

Autres petites pratiques

En dehors de ces méthodologies, il y a aussi quelques principes que j’applique pour booster ma productivité :

• Pas de notification visuel, ou très peu. Ma boîte reçoit ses mails discrètement et je les consulte quand j’en ai envie, et non dès qu’ils arrivent. J’évite aussi de laisser ouvert les réseaux sociaux et autres petites pollutions de ce genre. Je préfère me réserver des moments pour aller les consulter.
• Je connais mes moments “productifs” : ces périodes de la journées où vous abattez deux fois plus de boulot qu’à tout autre moment. Personnellement c’est entre 7h et 11h que je suis le efficaces. Entre 11h et midi, c’est la catastrophe. Je regagne un peu de productivité en début d’après midi et, fin d’après midi, je commence à saturer et à avoir du mal. Du coup je m’assure de faire les tâches difficile dans ces créneaux là.
• Je profite de mes temps de transport pour faire ma veille. Dès qu’un article intéressant arrivent dans mon flux RSS, je l’envoi sur pocket pour que ma liseuse le récupère. Cela m’évite de lire à un moment où je pourrais faire quelque chose de plus profitable. Cerise sur gâteau, je sais aussi que je lit mieux sur ma liseuse que sur écran.